Exemple de cahier des charges fonctionnel : modèle rempli

Définition, trame à copier et exemple rempli pour rédiger des exigences mesurables, cadrer un projet RH et comparer les prestataires.

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Un cahier des charges fonctionnel décrit ce que le produit ou le service doit accomplir, sans imposer prématurément une solution technique.
Sa structure doit préciser le contexte, les objectifs, le périmètre, les utilisateurs, les exigences, les contraintes, les livrables et les critères d’acceptation.
L’exemple rempli porte sur la mise en place d’un outil de suivi des candidatures dans une PME de 15 salariés.
Chaque exigence doit être identifiable, priorisée, mesurable et associée à une méthode de contrôle.
Le budget et le calendrier ne peuvent pas être standardisés : ils doivent être renseignés selon les contraintes réelles du projet, puis validés par les décideurs.

Cahier des charges fonctionnel : définition et exemple en bref

Le cahier des charges fonctionnel, ou CdCF, formalise ce qu’un produit ou un service doit accomplir pour répondre au besoin des utilisateurs. Il décrit les fonctions attendues, les contraintes et les critères d’acceptation, sans imposer prématurément la manière technique de les réaliser.

En février 2013, la norme NF EN 16271 a remplacé la norme AFNOR NF X50-151. Source : CahiersDesCharges.com, février 2013.

Concrètement, l’expression fonctionnelle du besoin, ou EFB, traduit chaque attente en fonction de service, principale ou complémentaire. L’analyse fonctionnelle du besoin, ou AFB, permet ensuite de préciser un critère d’appréciation et un niveau d’exigence mesurable. Ces éléments deviennent des spécifications fonctionnelles compréhensibles par la maîtrise d’ouvrage, les utilisateurs et le prestataire, tandis que les choix de technologie relèvent des spécifications techniques.

L’exemple de cahier des charges fonctionnel développé dans cet article porte sur le déploiement d’un ERP SAP. Le modèle de cahier des charges fonctionnel présente le contexte, les exigences métier, le périmètre, les livrables, les contraintes, les jalons et les indicateurs de réussite. L’objectif est de montrer comment transformer un besoin général en exigences vérifiables, afin de comparer les offres, maîtriser le scope et accepter la solution livrée sur des critères objectifs.

Modèle de cahier des charges fonctionnel à copier

Copiez cette trame CdCF, puis remplacez chaque indication entre crochets par les informations de votre projet. Elle convient à un CDC transmis en interne ou joint à un appel d’offres, à condition de faire valider son contenu par les parties prenantes.

Synthèse : [besoin, solution attendue, résultat visé].
Contexte : [organisation, difficulté actuelle, origine de l’EFB].
Objectifs et KPI : [objectifs SMART, indicateurs, ROI attendu]. Pour cadrer cette partie, consultez la méthode pour définir des objectifs RH mesurables.
Périmètre : In-Scope [inclus] et Out-of-Scope [exclu], afin de prévenir le scope creep.
Utilisateurs : [profils, besoins, droits, parcours et utilisateurs finaux].
Exigences : [exigence métier, exigence utilisateur, fonction principale, fonction complémentaire, règle de gestion, user story ou cas d’utilisation]. Pour chaque exigence fonctionnelle, indiquez le critère d’appréciation, le niveau d’exigence, la priorité MoSCoW et le critère d’acceptation.
Exigences non fonctionnelles : [performance, sécurité, RGPD, RGAA ou WCAG, SLA, disponibilité].
Contraintes : [budget, délai, organisation, interfaçage avec ERP, CRM ou API, spécifications techniques imposées].
Livrables : [maquette, workflow, dictionnaire de données, documentation, formation].
Recette : [scénarios de test, preuves attendues, responsable de validation].
Budget et calendrier : [enveloppe, hypothèses, jalons, Gantt].
Responsabilités : [sponsor, chef de projet, MOA, MOE, AMOA, prestataire], idéalement dans une matrice RACI.
Gouvernance : [circuit de validation, versionnage, traçabilité, procédure de change request].
Annexes : [diagrammes BPMN ou UML, wireframes, données, glossaire et documents de référence].

project manager reviewing a printed RACI matrix beside a Gantt calendar and wireframe sketches on a meeting table, editorial photography, no visible text or logos

Exemple de cahier des charges fonctionnel rempli

Voici un CdCF rempli pour une PME qui remplace ses anciens outils par un ERP SAP. Le document transforme l’expression fonctionnelle du besoin en fonctions mesurables, utilisables pour consulter un prestataire et réaliser la recette.

Contexte et objectifs : centraliser les processus, déconnecter les anciens systèmes au 1er janvier 2023 et effectuer la clôture annuelle sur SAP avant le 7 janvier 2023. Les KPI retenus sont un budget de mise en place de 515 K€, un coût opérationnel annuel de 310 K€, un ROI d’un an, ainsi qu’une satisfaction interne de 90 % et externe de 100 %.

ID	Description	Utilisateur	Priorité	Critère d’acceptation	Contrôle
F01	Réaliser la clôture annuelle dans SAP	Équipe finance	Must	Clôture terminée avant le 7 janvier 2023	Scénario de recette
F02	Gérer les données de référence	Experts Master Data	Must	Données reprises et validées	Comparaison des données
F03	Déconnecter les anciens systèmes	Administrateur	Must	Aucun traitement après le 1er janvier 2023	Journal système
F04	Mesurer la satisfaction	Utilisateur final	Should	90 % en interne, 100 % en externe	Enquête

Chaque exigence fonctionnelle possède ainsi un responsable et une preuve vérifiable. Le périmètre In-Scope couvre SAP, la reprise des données, la formation et la recette. L’Out-of-Scope exclut les demandes non validées, traitées par change request pour limiter le scope creep.

Le CDC prévoit 14 équivalents temps plein, dont 2 experts Master Data à 75 %, une matrice RACI associant sponsor, chef de projet, MOA, MOE et fournisseur, puis des jalons au 30 avril, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre 2022. Les livrables comprennent le workflow, le dictionnaire de données, la documentation et les procès-verbaux de recette.

finance team checking a SAP migration checklist beside printed master data tables and a calendar marked for year-end closing, editorial photography, no visible text or logos

Comment rédiger un CdCF étape par étape

Pour rédiger un CdCF, partez du problème à résoudre, traduisez-le en objectifs mesurables, puis décrivez les fonctions attendues, leur priorité et leurs conditions de validation. Faites relire le document par les acteurs concernés avant tout appel d’offres.

La formation consacrée à l’analyse fonctionnelle affiche une durée moyenne de 8 heures. Source : OpenClassrooms, mise à jour du 23 janvier 2025.

Commencez par recueillir l’expression fonctionnelle du besoin auprès des utilisateurs finaux, du sponsor et des responsables métier. Entretiens, ateliers et observation des workflows alimentent l’analyse fonctionnelle du besoin. Reformulez ensuite chaque attente en objectif SMART associé à un KPI, voire au ROI attendu. L’analyse de la valeur aide à distinguer la fonction principale des fonctions complémentaires.

Délimitez clairement le périmètre In-Scope et Out-of-Scope, puis identifiez les responsabilités dans une matrice RACI : MOA, MOE, AMOA, chef de projet, prestataire et parties prenantes. Cette étape évite le scope creep et précise qui rédige, arbitre ou valide chaque exigence métier et utilisateur.

Rédigez enfin chaque exigence fonctionnelle avec sa règle de gestion, son critère d’appréciation, son niveau d’exigence et son critère d’acceptation. Priorisez-la avec MoSCoW, puis ajoutez les exigences non fonctionnelles, contraintes, livrables et jalons. Une dernière revue vérifie la cohérence, la faisabilité, le versionnage et la traçabilité des arbitrages. Toute évolution ultérieure passe par une change request formalisée. Pour prolonger cette démarche, vous pouvez découvrir nos conseils pour mieux recruter et structurer vos pratiques RH.

FAQ

Qu’est-ce qu’un cahier des charges fonctionnel ?

Un cahier des charges fonctionnel, ou CdCF, formalise les besoins auxquels un produit, un service ou un outil doit répondre. Il décrit les fonctions attendues et les résultats vérifiables, sans détailler la manière technique de les produire.

Quelle différence entre une fonction, une contrainte et un critère d’acceptation ?

Une fonction correspond à un service rendu à l’utilisateur, tandis qu’une contrainte fixe une limite à respecter, comme le budget, la sécurité ou le calendrier. Le critère d’acceptation indique comment vérifier objectivement que la fonction ou la contrainte est satisfaite.

Comment rédiger une exigence fonctionnelle mesurable ?

Il faut utiliser une formulation précise comportant une action, un utilisateur concerné et un résultat attendu. Ajoutez ensuite un seuil ou une condition observable, ainsi qu’une méthode de contrôle comme un test, une démonstration ou une validation documentaire.

Le cahier des charges fonctionnel doit-il contenir des spécifications techniques ?

Il peut mentionner les contraintes techniques déjà imposées, comme la compatibilité avec un logiciel existant, mais il ne doit pas dicter toute la solution. Les choix d’architecture, de technologie et de développement relèvent généralement des spécifications techniques.

Comment utiliser le CdCF pour comparer plusieurs prestataires ?

Transmettez le même document à chaque prestataire et demandez une réponse exigence par exigence. Comparez ensuite la couverture fonctionnelle, les écarts, les délais, le coût global et les modalités de vérification plutôt que les seules promesses commerciales.